テレビ会議ワンポイント活用術

ああああ〜〜〜! しかし暑いなぁ! え?今日の気温32度?! 7月で32度だったら8月はいったい何度まで上がるんダァ〜?

武居、教えたろか、このまま気温が上昇して8月には40度近くなって、年末の12月には50度まで上がるに違いないぞ。

森田さん、あなた日本には「四季」っていうのがあるの、ご存知ですか? 12月に50度まで上がるわけないじゃないですか!

じょ〜だんや、冗談。それより、頼んでおいたお客様へ提出する資料、できた?

資料? へ? そんなの頼まれましたっけ? で、なんの資料作るんでしたっけ???

おいおい・・・、ちゃんと覚えとけよ。普通テレビ会議は遠隔地の人と会議やミーティングを行う場合に利用されるけど、もっとテレビ会議の利用頻度や導入効果を上げるための事例を踏まえた提案書を作ってくれ、と先週お願いしたんやけど・・・。

あ、そうでした。 一緒にお昼ご飯のカラアゲ弁当(410円)買ってこいって頼まれましたよね。

カラアゲ弁当はど〜でもエエねん、で、資料できてないんやな。

はぁ、そうなんですよ。利用頻度の向上や導入効果を考えてたら、眠くなってきちゃって。で、森田さん、早速ですが何か良いアドバイスありますか?

あ〜、やっぱ自分で資料作ればよかった・・・。 じゃぁ「3つ」の導入事例をいまから紹介するから、それちゃんと理解して資料作ってや!

うぉ〜! 森田さん、助かります! ぜひ教えてください!

まず我が社が実際に行なっている事例から。

この写真は大阪オフィスの事務所内に設置されたテレビ会議システム。
東京本社の事務所の中心付近・サポートチーム付近・オフィビルの地下にあるラボルーム、それから大阪事務所に設置されたテレビ会議を4拠点接続している様子になるんやけど、武井は毎日見てるから分かってるよな。

この環境は会社が始まる朝9:00から会社が終わる時間までずっと「常時接続」して、遠く離れた東京・大阪のオフィス間をリアルタイムで写してる様子になるわけや。

ちょっと写真をアップしてみると・・・、

テレビ会議事例01

こんな感じで事務所内で見えてるわけや。

この仕組みの効果としては、例えば大阪の社員が東京の社員に電話をかけたい時に、この常時接続テレビ会議の画面を見て「あ、Cさん、席にいるから電話できるな」とか「あれ?Aさん席にいないけど、外出してるんだな」などのビジュアルでの情報がすぐにキャッチできる。

また通常は雑音が入るからマイクミュートしてるんやけど、ちょっとした社内伝達事項がある際は、わざわざメールしなくてもマイクをONにして「今から社内サーバーを一旦再起動します!」などの一斉通知も簡単にできる。

ある企業様ではこの仕組みで朝礼を行なってから1日の業務に取り掛かってる企業様もいらっしゃるわけや。

でも一番効果的なのは、離れた場所で仕事をしているにも関わらず、毎日社員の顔や様子をみているので、東京・大阪といった距離の壁が無くなるんやなぁ。

例えば、東京のBさんがマスクしてる姿が見えたとして、電話した時に「Bさん、どうしたの?風邪ひいた?」などのちょっとした会話もできる。ここに企業の一体感的なモノも芽生えるわけやな。

テレビ会議事例01ズーム

ほら、大阪営業のYMちゃんやTM君、楽しそうに仕事してるやろ。

彼らが所属する営業部の上司は東京にいるので、営業会議や打ち合わせは会議室に設置しているテレビ会議を使ってるんやけど、常時接続された社内テレビ会議をいつも見ながら「YT(営業マネージャー)さん、席にいるから、出張申請を今のうちに取っておこう!」などの離れていても同じ空間で仕事できる環境を、この事務所間常時接続テレビ会議で実現できてるわけや。

なるほど! そういう意図があったんですね。僕も最初は「監視」されてる感覚でしたが、今では常時接続テレビ会議が繋がっていないと、不安で仕方ないんですよね、相手の状況が見えないんで・・・。

テレビ会議事例02

次はA社さん。こちらは製造業さんなんやけど、テレビ会議システムに【書画カメラ】を組み合わせて利用されてる事例。

今のテレビ会議システムはHDとかFULL HDとかカメラ解像度が上がってるから、書画カメラを使わなくても精細な映像を撮る事ができるので、あまり使われなくなったけど、やはり「見せたいもの・見たいもの」はハッキリ見る、が一番トラブルも少なくて、意志も統一できるわけやな。

この仕組みもテレビ会議を行わないときは書画カメラを画像での検査器として利用したり、テレビ会議を使わないの会議で、書画カメラに白紙の紙を置いて書画カメラ映像をプロジェクターに投影させ、ホワイトボードの代わりに使ったりと、いろんなシーンで活用できるわけや。

すごいですね。まさに「こんな使い方あったんだ!」ですよね。

テレビ会議事例03

最後はF社さん。

こちらの企業も製造業様で、超巨大工場で製品づくりをされているんやけど、あまりに敷地が広すぎて、会議がある度に敷地内を自転車やバイク、車で移動されていたり、トラブルが起こったら電話受付後、また作業員が広い敷地を移動したり、夜間の引き継ぎ連絡や安全講習会も一箇所の会議室に集まったりしてたんや。

でも各建屋の会議室にテレビ会議を導入いただく事で、社内外の遠隔コミュニケーションはもとより、工場の敷地内利用することにより、引き継ぎ連絡や情報共有ツールとして利用できる。

またトラブル発生時、相手の顔(状況)とドキュメント(資料)を見ながら対応できる、また場内イベントを行う際、移動せずに参加できる。

最後に肝心な事なんやけど、雨や雪など天候悪化の際、移動時の怪我や事故を防止できる、というメリットと導入効果があるわけやな。

テレビ会議は遠隔地の人と会議を行うツール、ではなく、広い敷地内のコミュニケーションツールでご利用されている事例になるわけや。

なるほど! どの事例も面白い使い方されていますね。僕もとって勉強しなきゃ! それよりも森田さん、暑くてムシムシするな、と思ったら、窓見てくださいよ、もう雨が降りそうですよ。梅雨が明けたら今度は台風かぁ・・・。

そやな、雨が降ったり止んだり・・・、わしら二人病んだり、ってね。

雨降ったぐらいで僕は病みませんよ! 一緒にしないでくださいよね! さ、資料作ろっと!

登場人物紹介

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